Check-In/Check-Out einer Gruppenbuchung

Die Vorgänge des Check-In und Check-Out sind wesentliche Bestandteile des Hotelaufenthalts eines Gastes. Beim Check-in kommen die Gäste im Hotel an, geben die erforderlichen Informationen an, erhalten ihre Zimmerschlüssel und machen sich mit den Einrichtungen und Dienstleistungen des Hotels vertraut. Beim Check-out hingegen begleichen die Gäste alle ausstehenden Zahlungen, geben ihre Zimmerschlüssel zurück und verlassen das Hotel. Beide Prozesse sind entscheidend für einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt der Gäste.

So finden Sie eine Reservation im System

Wenn eine Gruppe mit vorgebuchten Zimmern im Hotel ankommt, gibt es mehrere Möglichkeiten diese im System zu finden:

1. "Ankünfte" in der Registerkarte "Frontdesk" - in der Suchleiste suchen Sie mithilfe des Gästenamens oder Buchungsnummer;
   
   

Beachten Sie, dass nur Reservationen verfügbar sein werden, dessen Check-In Datum gleich den aktuellen Datum sind.


2. "Reservationen" in der "Reservationen" Registerkarte - in der Kanban- oder Listenansicht stehen die Reservationen mit dem Check-In Datum am nächsten zum Aktuellen, ganz oben in der Liste;
   
   
   
3. "Zimmerplan" im Tab "Frontdesk" – filtern nach dem Namen des Gastes oder dem Namen der Gruppe.
   
   

Check-In einer Gruppenbuchung

Sobald eine Gruppenbuchung gefunden wurde, ist der nächste Schritt das Einchecken dieser Buchung, wobei die folgenden Bedingungen erfüllt sein müssen:

1. die "Check-In" Schaltfläche ist nur verfügbar wenn eine Reservation den Status "Bestätigt" hat;
2. es ist nur möglich eine Reservation einzuchecken, wenn das aktuelle Datum innerhalb des Buchungszeitraums liegt.

Wenn Sie versuchen, eine Reservation vor dem Check-in-Datum oder nach dem Check-out-Datum einzuchecken, zeigt das System eine Bestätigungsmeldung an - "Sie können den/die Gast/Gäste nicht früher oder später als im Buchungszeitraum einchecken"

Es ist möglich, einen Check-In einer Gruppe aus einer Gruppenbuchung heraus durchzuführen oder einen separaten Check-In-Prozess für jede Gastreservation, die Teil dieser Gruppe ist, durchzuführen, wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind. Wenn Sie bei einer Gruppenbuchung auf die Schaltfläche „Check-In“ klicken, ändern die Gruppenbuchung und alle Gastreservationen, bei denen das Check-In-Datum dem aktuellen Datum entspricht, ihren Status in „Checked-In“ - alle anderen Gastreservationen behalten den Status „Bestätigt“.

Wenn für eine bestimmte Reservation ein irrtümliches Check-In vorgenommen wurde, kann das System die Reservation in den Status "Bestätigt" zurückversetzen - die Schaltfläche "Check-In rückgängig machen" ist nur verfügbar, wenn das aktuelle Datum mit dem Check-In Datum dieser Reservation übereinstimmt, andernfalls folgt eine Bestätigungsmeldung - "Sie können das Check-In nur am Datum des Check-Ins rückgängig machen".

Check-Out einer Gruppenbuchung

Wenn der Tag des Check-Outs für eine bestimmte Reservation kommt, kann diese Reservation auf folgende Weise im System gefunden werden:

1. 'Abreisen' in der Registerkarte 'Frontdesk' - in der Suchleiste nach Gastname oder Buchungsnummer suchen;

Beachten Sie, dass nur Reservationen verfügbar sind, bei denen das Check-Out gleich dem aktuellen Datum ist.


2. "In House Gäsze" in der Registerkarte "Reservationen" - um alle eingecheckten Reservationen zu durchsuchen;
3. "Zimmerplan" in der Registerkarte "Frontdesk" - überprüfen Sie die Namen der Reservationen für ein aktuelles Datum.

Sobald eine Reservation gefunden wurde, ist der nächste Schritt das Check-Out dieser Reservation, jedoch müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

1. die "Check-Out" Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn der Status einer Reservation "Checked-In" ist;
2. Das Check-Out einer Reservation ist nur möglich, wenn alle mit dieser Gruppe verbundenen Reservationsartikel in Rechnung gestellt wurden.

Es ist möglich, ein Check-out für eine Gruppe direkt aus der Gruppenreservation durchzuführen oder einen separaten Check-out-Prozess für einzelne Gästereservationen innerhalb dieser Gruppe zu starten, sofern die oben genannten Bedingungen erfüllt sind.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Check-Out" in der Gruppenreservation klicken, wird der Status der Gruppenreservation sowie aller Gästereservationen mit einem Check-out-Datum, das dem aktuellen Datum entspricht, auf "Checked-In" gesetzt – alle anderen Gästereservationen behalten den Status "Confirmed".