Wie man einen Eigenschaftsartikel vermietet

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Objekteigenschaften in Ihrem Hotelreservierungssystem effizient hinzufügen, bearbeiten und in Rechnung stellen können, sofern die in unserem vorherigen Artikel beschriebenen Grundeinstellungen abgeschlossen wurden. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, damit Sie Objekteigenschaften nahtlos verwalten können, um das Gästeerlebnis zu verbessern und Ihre Abläufe zu optimieren.

  Vermietungsartikel zu einer Reservierung hinzufügen

Um einen Vermietungsartikel zu Ihrer aktuellen Reservierung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie eine beliebige Gast- oder Gruppenreservierung.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „+Vermietung hinzufügen“.
• In dem neuen Formular erscheint ein Katalog der im System verfügbaren Objekte. Jede Karte zeigt den Namen des Objekts, die Tages- und Stundensätze sowie die Objektnummer an.
• Klicken Sie auf eine bestimmte Objektkarte, um den Vermietungsassistenten zu öffnen.

Die Struktur des Vermietungsassistenten ist wie folgt:

• Oben befindet sich ein Informationsbereich – Reservierungsnummer, Reservierungsdaten und Name des Gastes.
• Darunter stehen der Name und die Nummer des Vermietungsartikels – zum Beispiel E-Bike (3).
• Definieren Sie im Feld Vermietungszeitraum ein Datum und eine Uhrzeit. Sobald diese festgelegt sind, berechnet das System die Dauer und zeigt einen Hinweistext mit der Preiskalkulation sowie den Gesamtpreis für den angegebenen Vermietungszeitraum an.

Nachdem alle Felder im Vermietungsassistenten ausgefüllt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ – das System bringt Sie zurück zum Vermietungskatalog.

Verfügbarkeitslogik im Vermietungsassistenten

Unser System überprüft automatisch die Verfügbarkeit von Vermietungsartikeln, sobald der Vermietungszeitraum festgelegt ist. Es zeigt umgehend den Status des Artikels an und gibt an, ob er zur Vermietung verfügbar oder derzeit nicht verfügbar ist.

Wenn ein ausgewählter Artikel für einen definierten Vermietungszeitraum verfügbar ist, wird das grüne Tag „Verfügbar“ angezeigt.

Wenn ein Artikel für den ausgewählten Vermietungszeitraum nicht verfügbar ist, wird das rote Label „Nicht verfügbar“ angezeigt. Außerdem erscheint beim Darüberfahren mit der Maus ein rotes Dreieckssymbol mit der Meldung: „Dieses Produkt ist bereits reserviert, klicken Sie, um den Konflikt zu sehen“.

Ein Klick darauf öffnet ein Pop-up-Fenster, das die konfliktierenden Reservierungen anzeigt. Wenn Sie mit der Maus über einen blauen Kreis fahren, werden Details zu deren Vermietungszeiträumen eingeblendet.

Wenn ein Artikel für den ausgewählten Vermietungszeitraum verfügbar ist, aber in einer vorherigen Reservierung noch nicht als „Zurückgegeben“ markiert wurde (Informationen dazu werden weiter unten bereitgestellt), wird ein zusätzliches gelbes Label „Rückgabe ausstehend“ angezeigt.

Beim Darüberfahren mit der Maus erscheint ein gelbes Dreieckssymbol mit der Meldung: „Dieses Produkt hat eine ausstehende Rückgabe, klicken Sie, um die ausstehenden Rückgaben anzuzeigen“.

Ein Klick darauf öffnet ein Pop-up-Fenster, das die konfliktierenden Reservierungen anzeigt. Wenn Sie mit der Maus über einen blauen Kreis fahren, werden Details zu deren Vermietungszeiträumen eingeblendet.

Mietartikel in den Übersichtslinien

Ein Mietartikel erscheint im Abschnitt „Übersicht“ der Reservation wie folgt:

1. Es gibt ein spezielles Symbol für Mietartikel
2. Der Mietartikel wird unabhängig von der Mietdauer immer als eine einzelne Zeile im Bereich des Mietbeginns angezeigt
3. Wenn Sie mit der Maus über das Mietartikel-Symbol fahren, werden der Mietzeitraum und der Status des Artikels angezeigt – «Entgegengenommen» oder «Zurückgegeben» (Informationen zu den Status finden Sie weiter unten).
4. Ein Konfigurationssymbol ermöglicht es dem Benutzer, Änderungen am Mietzeitraum oder am Preis des Artikels vorzunehmen

Durch Klicken auf das Symbol „Konfiguration bearbeiten“ gelangen Sie zum gleichen Mietassistenten wie zuvor erwähnt, mit dem Sie die Mietdauer ändern oder den Mietpreis manuell anpassen können.

Abhol-/Rückgabeprozess

Wenn der Mietbeginn erreicht ist, klicken Sie auf die Schaltfläche «Miete abholen», um zu bestätigen, dass der Artikel (z. B. Fahrrad, Parkplatz) dem Gast übergeben wurde. Im aktiven Assistenten markieren Sie den entsprechenden Artikel als «Entgegengenommen», indem Sie das passende Kontrollkästchen aktivieren, und fügen bei Bedarf «Notizen» hinzu.

Sobald der Mietzeitraum vorbei ist und der Artikel zurückgegeben wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche «Miete zurückgeben», um den Prozess abzuschliessen. Im aktiven Assistenten markieren Sie den entsprechenden Artikel als «Zurückgegeben», indem Sie das passende Kontrollkästchen aktivieren, und fügen bei Bedarf «Notizen» hinzu.

Ein entsprechender Status – «Entgegengenommen» oder «Zurückgegeben» – wird auch angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das blaue Symbol in der Mietartikel-Zeile im Abschnitt «Übersicht» der Reservation fahren.

Fakturierungsprozess

Sie können für einen Mietartikel auf die gleiche Weise eine Rechnung erstellen wie für jedes andere Element im System, z. B. Zimmer, Arrangements oder Dienstleistungen.

 Es stehen zwei Standardoptionen zur Verfügung:

• Verwenden Sie die Schaltfläche «Rechnung erstellen», um alle verfügbaren Positionen zu fakturieren. 
  
•  Verwenden Sie den Smart-Button «Abrechnung», um einen bestimmten Mietartikel auszuwählen und zu verrechnen.

 Der Mietartikel wird im PDF der Rechnung als eine einzelne Zeile dargestellt, die den Mietzeitraum und den Gesamtpreis enthält.

Sobald der Mietartikel fakturiert wurde, wird das Symbol «Konfiguration bearbeiten» aus der Übersichtslinie ausgeblendet, und weitere Änderungen sind nicht mehr möglich.