Wie sendet man eine Buchungsbestätigung?

In der Hotellerie ist eine Reservierungsbestätigung per E-Mail von entscheidender Bedeutung, da sie als formelle Bestätigung der Buchung des Gastes dient und ihm Sicherheit sowie alle wichtigen Informationen zu seinem Aufenthalt vermittelt. In unserem System können wir diese Bestätigungs-E-Mails generieren und versenden, sodass die Gäste rechtzeitig und zuverlässig über ihren bevorstehenden Aufenthalt informiert werden.

Wie sendet man eine Buchungsbestätigung?

Nachdem eine Reservierung bestätigt wurde, ermöglicht das System dem Benutzer, eine Bestätigungs-E-Mail zu senden, die alle wichtigen Details zur Reservierung enthält, einschließlich Daten, Gästeanzahl, Preisgestaltung und Zimmerdetails. Im Status „Bestätigt“ ist in der Schaltflächenleiste die Schaltfläche „Bestätigung senden“ verfügbar.

Beim Drücken dieser Schaltfläche öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster mit den folgenden Informationen:

1. Empfänger – Das Feld, in dem der Hauptbucher standardmäßig hinzugefügt wird. Es ist jedoch auch möglich, weitere Gäste hinzuzufügen.
2. Betreff – Ein Standard-E-Mail-Betreff wird vorgegeben, kann aber bearbeitet werden.
3. E-Mail-Text – Enthält alle Informationen zur Reservierung, wie z. B. den Namen des Gastes, Reservierungsdaten, Anzahl der Gäste usw. Änderungen können bei Bedarf für spezifische Gäste vorgenommen werden. 

Die Sprache des E-Mail-Texts hängt von der Sprache ab, die für den jeweiligen Gästekontakt festgelegt ist.

4. Bestätigung.pdf – Eine angehängte PDF-Datei mit der Reservierungsbestätigung und allen erforderlichen Informationen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Senden“ wird eine E-Mail an den ausgewählten Gast oder die ausgewählten Gäste gesendet.

Struktur der Bestätigungs-PDF

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Reservierungsbestätigung als PDF-Datei zu generieren:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestätigung senden“ und öffnen Sie die angehängte Datei am Ende der E-Mail.

2.  Aktionen ‣ Drucken ‣ Buchungsbestätigung

Die Struktur der Bestätigungs-PDF ist wie folgt:

• In der oberen linken Ecke befinden sich die Kontaktdaten des Hotels.
• Der Name und die Adresse des Gastes befinden sich in der rechten Ecke.
• Unter dem Titel „Reservierungsbestätigung“ werden allgemeine Informationen zu einer bestimmten Reservierung angezeigt – Reservierungsnummer, Zimmertyp, Aufenthaltsdaten und Anzahl der Gäste.
• In der Tabelle werden Informationen zu Zimmer/Zimmer-Set/Paket, Arrangement sowie Kurtaxe und Steuerbefreiung mit der entsprechenden Menge, Anzahl der Nächte und dem Gesamtpreis angegeben.
• Der Abschnitt „Hotelrichtlinien“ befindet sich unter der Tabelle auf der linken Seite.
• Auf der rechten Seite befinden sich die Informationen zum Gesamtbetrag pro Aufenthalt